Ziel eines Kick-off-Meetings ist generell, die Motivation zu steigern, um ein erfolgreiches Projekt zu starten und umzusetzen. Es gibt allerdings einige Unterschiede zwischen einem klassischen Projekt-Kick-off-Meeting und einem Kick-off für Design Thinking.

Vorbereitung

Klassisch: Zunächst werden die Ziele definiert, TeilnehmerInnen ausgesucht und eingeladen, ein Meeting-Raum reserviert, die Agenda erstellt und ausgeschickt, Unterlagen vorbereitet. Des Weiteren wird besprochen, wie die Ergebnisse im Nachhinein gesichert werden.

Design Thinking: Die TeilnehmerInnen werden nicht nach Rollen, sondern nach Erfahrung, die sie einbringen können, ausgesucht. Auch gibt es keine klassische Agenda, sondern nur eine kurze Einladung mit dem Ziel und dem Grund für das Kick-off-Meeting. Es werden auch keine Unterlagen vorbereitet, sondern der Fokus auf die Vorbereitung eines passenden Raums gelegt.

Begrüßung

Klassisch: Projektleiter stellt Agenda vor und geht Punkt für Punkt alle Details durch.

Design Thinking: Der Moderator stellt kurz den Grund für das Projekt vor und geht die Regeln im Design Thinking vor. Wir nutzen dafür unser Poster mit den Regeln.

Vorstellungsrunde

Klassisch: Es gibt eine klassische Vorstellungsrunde mit Namen, Zuständigkeiten und Projekterfahrungen. Entweder findet diese durch die TeilnehmerInnen selbst oder durch den Moderator statt.

Design Thinking: Um die Stimmung aufzulockern und ein informelles Kennenlernen zu forcieren, werden Spiele gespielt. Die TeilnehmerInnen stellen sich selber kurz vor, wobei der Fokus auf die Person und nicht auf den Job liegt.

Ziele und Inhalte des Projekts

Klassisch: Death by Powerpoint. Die vorbereitete Inhalte werden durchgesprochen. Meistens gibt es Slides, die vorgelesen werden.

Design Thinking: Die Erwartungshaltung der einzelnen Personen wird abgefragt, um auch die Stimmung abzufragen. Die Ziele selbst entstehen erst im Design-Thinking-Prozess.

Projektstruktur, Rollenverteilung

Klassisch: Im klassischen Projekt gibt es ein RACI oder PSP (Projektstrukturplan).

Design Thinking: Wer mit diesem Vorgehen arbeitet, achtet bei der Rollenverteilung vor allem auf die Erfahrungen, der einzelnen Personen. Der Fokus liegt auf auf der Heterogenität und nicht auf Hierarchie.

Kommunikationswege

Klassisch: Kommuniziert wird vornehmlich via E-Mails, im besten Fall gibt es regelmäßige Meetings, um die Fortschritte zu besprechen.

Design Thinking: Eine wichtige Rolle spielt der Projektraum, wo sich die TeilnehmerInnen treffen, austauschen und gemeinsam arbeiten.

Protokoll

Klassisch: Am Ende eines Kick-off-Meetings gibt es ein Protokoll, das an alle teilnehmenden Personen im Anschluss per Mail ausgeschickt wird.

Design Thinking: Die Verantwortlichkeiten werden besprochen und abgeklärt. Der Moderator dient als Anlaufstelle.

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